日髙行政書士事務所

  • 外国人雇用手続き!ビザ取得から就労までの5つの流れと注意点

    「自社で外国人を採用することが決まったが、手続きの方法がわからない」
     「外国人を雇用したいが、就労ビザの手続きが不安」
    上記のような外国人雇用についてのご相談をよくいただきます。
    実は、外国人を雇用した場合も、「社会保険の加入」や「給与の計算」などは日本人と同じですので、外国人雇用はそれほど難しいことではありません。
    ただし、「就労ビザ」の取得や更新には注意が必要です。
    就労ビザの取得や更新に失敗すると、外国人を日本で雇用できなくなってしまいます。
    今回は、「海外の外国人を採用して日本に呼ぶとき」
    「日本の別の会社で働いている外国人を中途採用するとき」
    「日本に留学中の留学生を採用するとき」
    の3つのパターンについて、注意すべき点をわかりやすく解説します。
    この記事を読んでいただければ、外国人雇用について必要な重要事項はすべて理解していただくことが可能です。
    それでは見ていきましょう。
    ●外国人雇用手続きの5つの流れについて
    ●Step1:面接を始める前に就労ビザ取得の見込みを調査する。
    ●Step2:面接をして内定を出したら雇用契約書を作成。
    ●Step3:就労ビザの申請手続きをする。
    ●Step4:就労ビザの審査は通常1か月から3か月かかる。
    ●Step5:就労ビザが取得できたら雇用開始。

Step1: 面接を始める前に就労ビザ取得の見込みを調査する

  • 面接を始める前に就労ビザ取得の見込みを調査する。

    ※外国人雇用における最初の重要なステップは、「外国人を面接したり、外国人に内定を出す前に、就労ビザ取得の見込みを確認する必要がある」ということ。
    「なぜ、面接の前に就労ビザ取得の見込みを確認する必要があるのでしょうか?」
    それは、外国人を面接し、内定を出しても、就労ビザが取得できなければ日本で働くことができないからです。
    就労ビザが取得できる見込みがない外国人を面接することは全く無意味です。
    就労ビザには様々な種類がありますが、ここでは、いわゆるオフィスワーカーとして外国人を雇用する場合についてご説明します。
    ここでいうオフィスワーカーとは例えば以下のような職種です。
    ●営業職
    ●事務職
    ●通訳
    ●システム開発
    ●エンジニア
    ●マーケティング
    ●デザイナー
    ●語学教師など
    いわゆる、「技術・人文知識・国際業務」という名称の在留資格を取得する必要があります。

    ※外国人の学歴、職歴の確認が重要。
    重要なことは、採用しようとする外国人の学歴や職歴によって、技術・人文知識・国際業務の資格が取れるかどうかが決まってくるということです。
    そのため、外国人の面接を始める前に学歴や職歴をもとに在留資格が取れそうかどうかを確認しておきましょう。
    学歴や職歴を考えずに外国人を面接して内定を出しても、在留資格が取れなければ雇用することはできません。

    ※就労ビザ取得に必要な学歴、職歴とは?
    では、「どのような学歴や職歴があれば、技術・人文知識・国際業務ビザが取れるのでしょうか?」
    技術・人文知識・国際業務を取得するためには以下の「条件1」あるいは「条件2」のうちいずれか1つを満たすことが必要です。
    条件1:
    外国人が卒業した大学や専門学校での専攻内容に関連した職種での採用であること
    「外国人が卒業した大学や専門学校での専攻内容」と「外国人に担当させようとする職種」がリンクしていることが必要です。
    日本では、専門性のない単純労働の外国人の就労は認められていないため、技術・人文知識・国際業務ビザでは、大学や専門学校で専攻した専門知識を生かして日本で働く場合にのみ、就労が認められるのです。
    例えば、「総務」として働くのであれば、文系の専攻内容を大学で専攻していたことが必要ですし、「エンジニア」としては働くのであれば、理系の専攻内容を専攻していたことが必要です。
    この条件を満たしているかどうかが以下の書類により入国管理局で審査されます。
    ●外国人の学歴についての書類:卒業証明書や成績証明書
    ●採用職種についての書類:雇用契約書や採用理由書

    条件2:
    採用職種について10年以上の実務経験があること
    専攻内容に関連しない職種での採用の場合や、外国人が高卒の
    場合には、「条件1」は満たしません。
    その場合でも、採用しようとする職種で「10年以上」の実務経験があれば、技術・人文知識・国際業務ビザの取得の条件をクリアできます。
    さらに、通訳や語学講師としての採用の場合は、年数が緩和されており、「3年以上」の実務経験があれば条件をクリアできます。
    この条件については以下の書類により入国管理局で審査されます。
    ●外国人の職歴についての書類:過去の勤務先の在職証明書、その他職歴がわかる資料
    ●採用職種についての書類:雇用契約書や採用理由書
    このように、採用職種に関連する学歴または実務経験が必須条件になりますので、外国人の面接の前にまず学歴や職歴を確認しておくべきです。

    ※日本にいる外国人を面接する場合は、在留カードの確認が必要。
    日本にいる外国人を面接する場合は、学歴や職歴のほかに、在留カードの確認が必要です。
    在留カードを見て、以下の3点を確認しましょう。
    在留カードの確認のポイント
    ●在留資格の種類
    ●在留期間の満了日
    ●資格外活動許可の有無

    在留期間の満了日を過ぎた在留カードを持っている外国人は不法滞在(オーバーステイ)の外国人であり、採用するべきではありません。

    また、在留資格が「留学」や「家族滞在」となっていて、在留カードに「就労不可」と記載があるのに仕事をしている外国人は、不法就労の外国人であり、採用するべきではありません(ただし、在留カードの裏面の「資格外活動許可欄」に「原則週28時間以内」と記載がある場合は、その時間の範囲で就労が可能です)。

    ※例外的に技術・人文知識・国際業務ビザが不要になるケースもある。
    前述のとおり、オフィスワーカーとしての雇用の際は、技術・人文知識・国際業務ビザが必要になることが原則ですが、例外的に、技術・人文知識・国際業務ビザを取得する必要がない場合があります。
    それは、以下の3つのケースです。
    技術・人文知識・国際業務ビザを取得する必要がない3つの場合
    ケース1:
    「日本人の配偶者等」の在留資格を持つ外国人を採用する場合
    日本人と結婚している外国人を採用するケースです。
    ケース2:
    「永住者」または「永住者の配偶者等」の在留資格を持つ外国人を採用する場合
    日本の永住権を取得している外国人やその配偶者を採用するケースです。
    ケース3:
    「定住者」の在留資格を持つ外国人を採用する場合
    日系フィリピン人や日系ペルー人など、日本に住む日系人などを採用するケースです。
    「日系人」とは、昔に移民として海外にわたった日本人の子孫を言います。
    これらの在留資格を持つ外国人については、日本人と同じように働くことができ、職種の制限がないです。
    単純労働に従事することも可能ですし、技術・人文知識・国際業務ビザを取得する必要もありません。

Step2: 面接をして内定を出したら雇用契約書を作成。

  • 面接をして内定を出したら雇用契約書を作成。

    外国人を面接し、内定を出したら、次のステップは「雇用契約書の作成」です。
    雇用契約書は、就労ビザを申請する際に必要な書類の1つですので、就労ビザの申請前に作成しておく必要があります。
    雇用契約書の作成方法は基本的には日本人との雇用契約書と同じです。 ただし、外国人との雇用契約書にあたっては、以下の点に注意してください。
    外国人の雇用契約書作成にあたっての注意点
    (1)必要に応じて外国人の母国語の雇用契約書を用意する。
    (2)雇用契約書の「業務内容」欄は、外国人の学歴や職歴に関連する採用職種でないとビザが取得できない。
    (3)雇用契約書に「この雇用契約は日本で就労可能な在留資格の許可及び在留期間の更新を条件として効力を有する。」と追記する。
    上記の3点に注意して雇用契約書を作成したら、次は就労ビザの申請手続きです。

Step3: 就労ビザの申請手続きをする。

  • 就労ビザの申請手続きをする。

    就労資格は会社の所在地を管轄する入国管理局に申請します。
    以下では、技術・人文知識・国際業務を入国管理局に申請して取得するためのポイントを、ケース別に見ていきましょう。
    「海外の外国人を採用して日本に呼ぶとき」
    「日本の別の会社で働いている外国人を中途採用するとき」
    「日本に留学中の留学生を採用するとき」の3つのケースがあります。

    ケース1: 海外の外国人を採用して日本に呼ぶとき。
    「海外で働いている外国人や海外の大学を卒業する外国人を現地で採用し、日本で雇用する場合」、就労ビザ取得の基本的な流れは以下の通りです。
    (1)まず、雇用する企業が「在留資格認定証明書」を日本の入国管理局に申請する。
    (2)「在留資格認定証明書」が発行されたらそれを外国にいる内定者に送付する。
    (3)本人が現地の日本大使館に就労ビザを申請する。
    このように、まずは会社が入国管理局への申請をスタートする必要があります。
    では、「いつ申請を始めればよいのでしょうか?」
    就労ビザの審査に「1か月」から「3か月」かかります。
    そのため、通常は外国人に内定を出したら、すぐに申請をスタートするのがよいです。ただし、在留資格認定証明書は発行されてから「3か月以内」に日本に入国しなければ無効になります。
    そのため、採用から入国予定日までに期間があくときは、申請の際に入国予定日を入国管理局に伝えて、在留資格認定証明書の発行時期を調整してもらうことが必要です。
    在留資格認定証明書交付申請の必要書類
    在留資格認定証明書交付申請の際の通常の必要書類は以下の通りです。
    (1)在留資格認定証明書交付申請書
    (2)外国人本人の証明写真(縦4センチ×横3センチ)
    (3)返信用封筒(宛先を明記して392円切手を貼り付けたもの)
    (4)学歴または職歴を証明する書類(大学または専門学校の卒業証明書、成績証明書あるいは過去の勤務先の在職証明書など)
    (5)パスポートのコピー
    (6)本人の履歴書(学歴・職歴を記載したもの)
    (7)前年分の従業員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表のコピー(受付印のあるもの)
    (8)会社の登記事項証明書
    (9)会社の定款のコピー
    (10)会社案内またはホームページのコピー
    (11)直近年度の貸借対照表、損益計算書のコピー
    (12)採用理由書
    (13)雇用契約書
    このうち、(1)は外国人または会社が用意する書類、(2)から(6)は外国人が用意する書類、(7)から(13)は会社が用意する書類です。

    ケース2: 日本の別の会社で働いている外国人を中途採用するとき。
    次に、「日本ですでに働いている外国人を採用するケース」についてみていきます。
    この場合は、入国管理局に対して、就労資格証明書交付申請を行うことが必要です。
    参考:「就労資格証明書交付申請」とは
    「就労資格証明書交付申請」とは、自社の採用職種が雇用しようとする外国人の就労ビザで就労できるかを入国管理局に判断し、確認してもらう手続きです。
    「では、なぜこのような確認が必要になるのでしょうか?」
    日本ですでに働いている外国人については、何らかの就労ビザを取得して働いているはずです。
    しかし、就労ビザは、前述の通り、実際に働く職種も考慮して発行されるものですので、前職の就労ビザで自社の職種についても就労できるとは限りません。そのため、自社の採用職種が雇用しようとする外国人の就労ビザで就労できるかを入国管理局に判断してもらう必要があるのです。
    就労資格証明書交付申請をしないで雇用をしても、就労ビザの更新時期に更新の申請が通らず、雇用を続けることができなくなることがあります。
    そのようなトラブルを防ぐために、他社から転職する外国人の中途採用の際には、必ず、就労資格証明書の交付申請をしておきましょう。
    この手続きは外国人本人がすることも、外国人を採用する企業がすることも可能ですが、確実な申請のためにも企業側ですすめるべきです。
    就労資格証明書交付申請のための必要書類
    就労資格証明書交付申請のための必要書類は以下の通りです。
    (1)就労資格証明書交付申請書
    (2)在留カード
    (3)パスポート
    (4)前職の退職証明書・源泉徴収票
    (5)学歴または職歴を証明する書類(大学または専門学校の卒業証明書、成績証明書あるいは過去の勤務先の在職証明書など)
    (6)本人の履歴書(学歴・職歴を記載したもの)
    (7)前年分の従業員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表のコピー(受付印のあるもの)
    (8)会社の登記事項証明書
    (9)会社の定款のコピー
    (10)会社案内またはホームページの写し
    (11)直近年度の貸借対照表、損益計算書のコピー
    (12)採用理由書
    (13)雇用契約書
    このうち、(1)は外国人または会社が用意する書類、(2)から(6)は外国人が用意する書類、(7)から(13)は会社が用意する書類です。

    ケース3: 日本に留学中の留学生を採用するとき。
    最後に、「日本に留学中の留学生を採用するケース」についてご説明します。
    日本に留学中の留学生は、留学ビザで日本に滞在しています。
    留学生を新卒採用する場合は、留学ビザから技術・人文知識・国際業務ビザへの変更手続き(在留資格変更許可申請手続き)が必要です。
    4月入社の留学生の場合、前年の12月1日から在留資格変更許可申請が可能です。
    春は入国管理局が混雑するので、早めに申請を出し、4月入社に間に合わせましょう。
    在留資格変更許可申請のための必要書類
    留学ビザから技術・人文知識・国際業務ビザへの変更手続きに必要な書類は以下の通りです。
    (1)在留資格変更許可申請書
    (2)外国人本人の証明写真(縦4センチ×横3センチ)
    (3)学歴または職歴を証明する書類(大学または専門学校の卒業証明書、成績証明書あるいは過去の勤務先の在職証明書など)
    (4)在留カード
    (5)パスポート
    (6)本人の履歴書(学歴・職歴を記載したもの)
    (7)前年分の従業員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表のコピー(受付印のあるもの)
    (8)会社の登記事項証明書
    (9)会社の定款のコピー
    (10)会社案内またはホームページの写し
    (11)直近年度の貸借対照表、損益計算書のコピー
    (12)採用理由書
    (13)雇用契約書
    このうち、(1)は外国人または会社が用意する書類、(2)から(6)は外国人が用意する書類、(7)から(13)は会社が用意する書類です。

Step4: 就労ビザの審査は通常1か月から3か月かかる。

就労ビザの審査は入国管理局で行われますが、通常「1か月」から「3か月」かかります。
また、就労ビザは申請すれば必ず認められるものではなく、審査の結果不許可になってしまうことがあります。
以下では、技術・人文知識・国際業務ビザについての入国管理局の主な審査項目4つを見ていきましょう。

審査項目1: 外国人の学歴、職歴と採用職種の関連性
前述の通り、「外国人が卒業した大学や専門学校での専攻内容に関連した職種での採用であること」または、「採用職種について10年以上の実務経験(通訳や語学講師の場合は3年以上)があること」が必要であり、この点の審査が行われます。
外国人の学歴あるいは職歴と採用職種との関連性について、会社が作成して入国管理局に提出する「採用理由書」で十分説明することが、在留資格の許可を受けるための重要なポイントです。

審査項目2: 外国人の前科
外国人に前科がないかの審査が行われます。
前科がある場合は、ビザは取得できません。

審査項目3: 会社の財務状況
会社の財務状況も審査の対象となります。
財務状況が悪く企業としての安定性がないと判断された場合は、ビザは取得できません。
財務状況については、基本的には、直近年度の貸借対照表、損益計算書や従業員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表で審査されます。
赤字が続いている企業やまだ設立して間もない企業については、財務状況の点でビザが不許可になることがありますので注意してください。
決算内容がよくないときや設立して間がないときは、事業計画書などを入国管理局に提出して「企業としての安定性があり、外国人が安定して就労できる企業であること」を説明することがビザの許可を受けるための重要なポイントです。

審査項目4: 外国人の給与水準
外国人の給与水準が低すぎたり、同じ職種の日本人と比べて不当に低い場合は、ビザは取得できません。
年収で「300万円以上」が1つの目安となります。
以上の4つが入国管理局での主な審査項目です。

Step5: 就労ビザが取得できたら雇用開始。

就労ビザが無事取得できたら、雇用を開始することになります。
就労を開始した後の社会保険の加入や給与の計算方法は日本人と異なることはありません。
ただし、外国人従業員特有の注意点として、以下の4点をおさえておきましょう。

注意点1: 雇用後はハローワークへの届出が必要。
外国人を雇用した場合、ハローワークへの届出が法律上義務付けられています。
ただし、外国人が雇用保険に加入する場合は、雇用保険の手続き(雇用保険被保険者資格取得届)をすることで、届出を兼ねることができます。
外国人が雇用保険に加入しない場合は、外国人雇用状況届出書を作成してハローワークに提出します。

注意点2: 就業規則のコピーを交付する。
外国人の出身地にもよりますが、一般に海外では日本よりも契約社会であることが多いです。
就業規則については確実に確認してもらうために、コピーを交付して、受領のサインをもらっておかれることをおすすめします。

注意点3: 担当業務には制限があることに注意。
技術・人文知識・国際業務の在留カードには「在留資格に基づく就労活動のみ可」と記載されています。
外国人従業員は日本人従業員と異なり、担当業務に制限があることに注意してください。
例えば、技術・人文知識・国際業務で就労している外国人従業員が単純労働をすることは、不法就労として、犯罪になる可能性があります。
その場合、会社にも不法就労助長行為として罰則が科されることがありますので十分注意してください。

注意点4: 更新時期の管理が必要。
技術・人文知識・国際業務の在留カードには在留期間が記載されています。
在留期間が満了する前にビザの更新の手続きをすることが必要です。
更新の手続き自体は、会社ではなく、外国人本人がすることになりますが、確実に更新がされるように、会社でも在留カードの在留期間を管理しておきましょう。
在留期間の期間が過ぎて、在留資格を更新しない場合、外国人自身はオーバーステイという犯罪になります。会社としても在留期間を過ぎた外国人を雇用していると、不法就労助長罪という犯罪に問われることがあります。
また、入国管理局から、会社としての信頼を失い、以後、外国人従業員についてビザ取得が難しくなるケースもありますので十分注意してください。

当事務所では、外国人の在留資格取得のお手伝いをしております。お忙しい皆様の代わりに入国管理局での申請の他、書類の作成、許可取得に必要な手続き全般をサポートしております。
ご要望の方はお気軽にお問い合わせください。